FlowFact Kosten 2026: Preise, Abo-Modelle und Nebenkosten

Wie ist das FlowFact Preismodell grundsätzlich aufgebaut?

Das FlowFact Preismodell folgt dem SaaS-Standard: eine wiederkehrende Gebühr pro Nutzer beziehungsweise Arbeitsplatz, gestaffelt nach Paketstufe, ergänzt um optionale Zusatzmodule und eine einmalige Einrichtungspauschale. Die Vertragslaufzeit beeinflusst den Monatspreis zusätzlich. Ein Einmalkauf ist nicht vorgesehen.

Typisch für solche Preismodelle ist eine Staffelung nach drei Dimensionen: Anzahl der Nutzer beziehungsweise Lizenzen, Funktionsumfang je Paketstufe und optionale Add-ons wie Schnittstellen zu Portalen, E-Signatur oder erweiterten Auswertungen. Je mehr dieser Dimensionen ein Anbieter kombiniert, desto wichtiger wird ein detailliertes Angebot statt einer pauschalen Preisangabe. Die FlowFact Lizenzkosten pro Arbeitsplatz sind damit nur ein Teil der Rechnung.

Zusätzlich spielt die Vertragslaufzeit eine Rolle. Viele Anbieter im Maklersoftware-Markt bieten reduzierte Monatspreise bei Jahresverträgen oder Mehrjahresbindung an, verlangen dafür aber häufig Vorauskasse oder Kündigungsfristen von mehreren Monaten. Wer die Kosten realistisch vergleichen will, sollte deshalb immer nach dem Preis pro Monat bei gleicher Laufzeit fragen, nicht nach isolierten Rabattaktionen.

Ein weiterer Baustein, der bei FlowFact wie bei vergleichbaren Systemen häufig separat ausgewiesen wird, ist die Einrichtungsgebühr für Ersteinrichtung, Datenimport und Nutzerschulung. Diese Kosten fallen einmalig an, sollten aber in der Gesamtkalkulation der ersten zwölf Monate nicht fehlen. Da sich Preislisten regelmäßig ändern, ist jede im Web kursierende Zahl mit Vorsicht zu behandeln, sofern sie nicht aus einem aktuellen Angebot stammt.

• Grundlizenz pro Nutzer oder Arbeitsplatz als Basis der Kalkulation
• Paketstufen mit unterschiedlichem Funktionsumfang, etwa Basis gegenüber erweiterten Auswertungen
• Optionale Module wie Portalanbindung, E-Signatur oder API-Zugänge
• Vertragslaufzeit als Preistreiber oder Preisbremse je nach Bindung
• Einmalige Einrichtungs- und Schulungskosten getrennt von der laufenden Gebühr

Die einzelnen Kostenbausteine im Detail

Um FlowFact Preise realistisch einzuschätzen, lohnt sich eine Aufschlüsselung nach Kostenarten statt nach einer einzigen Monatssumme. Die laufende Lizenzgebühr bildet den größten, aber nicht den einzigen Posten.

Zur laufenden Gebühr kommen häufig nutzungsabhängige Kosten hinzu, etwa für zusätzliche Speicherplätze bei Dokumenten, für den Versand von E-Signatur-Vorgängen oder für die Anbindung zusätzlicher Immobilienportale. Solche Positionen werden in Angeboten manchmal erst auf Nachfrage transparent, weshalb eine explizite Abfrage sinnvoll ist.

Support und Service-Level sind ein weiterer Kostenfaktor: Basis-Support ist meist im Abo enthalten, ein bevorzugter oder telefonischer Premium-Support wird bei vielen SaaS-Anbietern als separates Paket berechnet. Wer im Tagesgeschäft auf schnelle Reaktionszeiten angewiesen ist, sollte diesen Punkt in die Kalkulation einbeziehen.

Nicht zu unterschätzen sind interne Kosten: Zeitaufwand für Einführung, Datenmigration aus dem bisherigen System und Schulung der Mitarbeitenden binden Arbeitszeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Am Ende der Vertragslaufzeit können außerdem Exit-Kosten anfallen, etwa für den Export historischer Daten oder für eine verlängerte Übergangsphase. Diese Position wird bei Vertragsabschluss selten thematisiert, gehört aber in eine vollständige Kostenbetrachtung.

1. 1Laufende Lizenzgebühr pro Nutzer und Monat
2. 2Nutzungsabhängige Zusatzkosten für Speicher, E-Signatur-Volumen und Portalanbindungen
3. 3Support- und Service-Level-Pakete oberhalb des Basis-Supports
4. 4Interne Einführungskosten: Zeitaufwand für Migration und Schulung
5. 5Mögliche Exit- oder Datenexportkosten am Vertragsende

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Was bedeutet die Propstack-Zugehörigkeit für die Preisstruktur?

FlowFact gehört zur Propstack-Gruppe. Für die Preisstruktur heißt das: Paketzuschnitte, Mindestlaufzeiten und Konditionen können sich mittelfristig verändern, auch wenn die Marke zunächst eigenständig weitergeführt wird. Ältere Angebote und im Netz kursierende Preisangaben verlieren dadurch schnell an Aussagekraft.

In der Praxis bedeutet das: Ein vor der Übernahme eingeholtes Angebot muss nicht mehr aktuell sein. Wer aktuell über FlowFact Abo Kosten verhandelt, sollte explizit nachfragen, ob sich Konditionen, Mindestvertragslaufzeiten oder der Funktionsumfang einzelner Pakete seit der Integration in die Unternehmensgruppe verändert haben.

Für Bestandskunden kann relevant sein, ob Preiserhöhungen zum nächsten Vertragsjahr angekündigt wurden und ob es Migrationspfade zu anderen Produkten der Unternehmensgruppe gibt. Solche Informationen sind ausschließlich über den direkten Kundenkontakt oder das Kundenportal des Anbieters verlässlich zu erhalten.

Wer sich aktuell zwischen mehreren Maklersoftware-Anbietern entscheidet, sollte diese Unsicherheit als eigenständigen Bewertungsfaktor einpreisen: Ein Anbieter in einer laufenden Konsolidierungsphase kann stabile Konditionen bieten, aber auch kurzfristige Anpassungen vornehmen. Eine klare Fixierung der Konditionen im Vertrag, etwa über eine Preisgarantie für die erste Laufzeit, reduziert dieses Risiko.

Was kostet ein CRM für ein Maklerteam mit fünf Nutzern?

Annahme: fünf Nutzer, mittlere Paketstufe zu 60 Euro pro Nutzer und Monat, ein Portalmodul zu 50 Euro monatlich für das Team, einmalige Einrichtung von 800 Euro. Ergebnis: 350 Euro pro Monat, 4.200 Euro im Jahr, im ersten Vertragsjahr inklusive Einrichtung 5.000 Euro.

Die Rechnung im Detail: fünf mal 60 Euro ergibt 300 Euro Lizenzkosten, zuzüglich 50 Euro Portalmodul sind das 350 Euro pro Monat. Über zwölf Monate summiert sich das auf 4.200 Euro, die einmalige Einrichtungspauschale von 800 Euro kommt nur im ersten Jahr hinzu.

Ab dem zweiten Jahr entfällt die Einrichtungspauschale, sodass die laufenden Kosten auf 4.200 Euro pro Jahr sinken, sofern keine Preisanpassung erfolgt. Bei fünf Nutzern entspricht das rund 840 Euro pro Nutzer und Jahr beziehungsweise 70 Euro pro Nutzer und Monat im Durchschnitt.

Dieses Rechenmodell zeigt, wie stark die Einrichtungskosten die Kalkulation im ersten Jahr verzerren. 800 Euro auf 4.200 Euro Jahresgebühr entsprechen einem Aufschlag von rund 19 Prozent. Wer nur die Monatsgebühr vergleicht, unterschätzt die tatsächliche Belastung im ersten Vertragsjahr in dieser Größenordnung. Die genannten Werte sind ausdrücklich Rechenannahmen, keine Anbieterpreise.

Beispielrechnung: Kosten für einen Bauträger mit Vertriebspartnern

Bauträger und Projektvertriebe haben andere Anforderungen als klassische Bestandsmakler: Sie benötigen Projekt- und Einheitenverwaltung, Reservierungslogik und häufig eine Steuerung mehrerer externer Vertriebspartner mit eigener Provisionsabrechnung. Das treibt die Kalkulation in eine andere Größenordnung.

Annahme: Ein Bauträger vertreibt drei laufende Projekte mit insgesamt 120 Einheiten über ein internes Vertriebsteam von vier Personen sowie zehn externe Vertriebspartner mit eingeschränktem Systemzugang. Angenommen wird eine Grundlizenz von 80 Euro pro internem Nutzer und Monat sowie 25 Euro pro externem Partnerzugang und Monat, zuzüglich eines Projektmoduls für Einheitenverwaltung von 300 Euro pro Monat.

Die monatliche Rechnung lautet dann: vier mal 80 Euro ergibt 320 Euro, zehn mal 25 Euro ergibt 250 Euro, zuzüglich 300 Euro Projektmodul sind das 870 Euro pro Monat. Auf ein Jahr gerechnet sind das 10.440 Euro, zuzüglich einer angenommenen Einrichtungspauschale für Datenmigration und Projektaufsetzung von 2.500 Euro im ersten Jahr.

Damit liegt die Gesamtbelastung im ersten Jahr bei 12.940 Euro für die Verwaltung von drei Projekten mit 120 Einheiten. Bezogen auf die Einheit entspricht das rund 108 Euro Softwarekosten pro Einheit, ein Wert, der bei der Kalkulation der Vertriebskosten gegen die erzielte Provision gestellt werden sollte. Bauträger sollten dabei explizit klären, ob externe Vertriebspartner als reduzierte Zugänge abrechenbar sind oder ob volle Lizenzen erforderlich werden, da dies den größten Hebel darstellt.

Kostenfaktoren im Überblick: Worauf Sie bei einem Angebot achten sollten

Die folgende Übersicht fasst zentrale Kostenfaktoren zusammen, die bei einem Angebotsvergleich für FlowFact oder vergleichbare Vertriebssoftware systematisch abgefragt werden sollten. Sie ersetzt keine Preisliste, sondern liefert eine Checkliste für das Angebotsgespräch.

Nutzen Sie diese Struktur, um mehrere Angebote nebeneinander zu legen und Lücken sichtbar zu machen. Häufig zeigt sich erst im direkten Vergleich, welche Position in einem Angebot fehlt oder unklar formuliert ist.

Besonders bei der Zeile zu externen Vertriebspartnern lohnt eine genaue Nachfrage, da hier die größten Kostenunterschiede zwischen Anbietern und Paketstufen entstehen können. Wer zehn Partner mit Vollzugang statt mit reduziertem Zugang abrechnen muss, verdreifacht in der obigen Beispielrechnung den Anteil der Partnerkosten.

Welche versteckten Nebenkosten werden häufig übersehen?

Am häufigsten übersehen werden vier Positionen: das Kontingent an E-Signatur-Vorgängen, die Speichergrenze für Dokumente, Schulungskosten für später hinzukommende Mitarbeitende und die Kosten für API-Zugänge zu Buchhaltung oder Reporting. Alle vier summieren sich über die Vertragslaufzeit spürbar.

Beim Kontingent inkludierter E-Signatur-Vorgänge pro Monat gilt: Wird es überschritten, fallen zusätzliche Gebühren pro Vorgang an. Bei einem aktiven Vertriebsvolumen mit vielen Reservierungen und Kaufvertragsunterlagen wird das schnell relevant, weil pro Vorgang oft mehrere Dokumente signiert werden.

Ein weiterer Punkt ist die Speicherbegrenzung für Dokumente und Datenräume. Wer viele hochauflösende Grundrisse, Baupläne oder Exposé-Vorlagen hinterlegt, sollte die inkludierte Speicherkapazität mit dem tatsächlichen Bedarf abgleichen, bevor zusätzliche Speichergebühren überraschen.

Auch Schulungskosten für neue Mitarbeitende nach der initialen Einführung werden häufig übersehen. Während die erste Schulung meist im Einführungspaket enthalten ist, kostet die Einarbeitung später hinzukommender Teammitglieder oft extra. Schließlich lohnt ein Blick auf API-Zugänge und Integrationskosten, die bei manchen Anbietern im Grundpreis enthalten, bei anderen nur in höheren Paketstufen verfügbar sind.

Wie wägen Sie Kosten und Nutzen sinnvoll gegeneinander ab?

Setzen Sie die Jahreskosten ins Verhältnis zu zwei Größen: Kosten pro abgeschlossenem Vorgang und eingesparte Arbeitszeit. Erst diese beiden Kennzahlen machen aus einem Preis eine Entscheidungsgrundlage. Der absolute Monatspreis allein sagt über die Wirtschaftlichkeit einer Vertriebssoftware nichts aus.

Annahme: Ein Vertriebsteam schließt über die Software 40 Reservierungen pro Jahr ab, die Softwarekosten liegen bei 4.200 Euro pro Jahr. Das ergibt 105 Euro Softwarekosten pro Reservierung, ein Wert, der gegen die durchschnittliche Provision pro Abschluss gestellt werden kann.

Ergänzend lohnt eine Zeitersparnisrechnung. Annahme: Die Provisionsabrechnung sinkt durch Automatisierung von acht auf zwei Stunden pro Monat, der interne Stundensatz beträgt 35 Euro. Das ergibt sechs eingesparte Stunden mal 35 Euro, also 210 Euro pro Monat oder 2.520 Euro pro Jahr allein durch diese eine Funktion.

Wichtig ist, diese Nutzenrechnung anhand der eigenen Prozesse durchzuführen. Ein Team mit bereits schlanken Abläufen wird geringere Einsparungen realisieren als ein Team, das heute mit Tabellen und E-Mail-Verteilern arbeitet. Die Entscheidung sollte an einer Gesamtbetrachtung aus Lizenzkosten, Einführungsaufwand, erwarteter Zeitersparnis und Passung zum Geschäftsmodell hängen.

Typische Kostenspannen im Markt einordnen

Ohne konkrete Anbieterpreise zu nennen, lässt sich die grobe Marktstruktur für Vertriebssoftware in der Immobilienbranche beschreiben. Einsteiger-Pakete für Einzelmakler oder sehr kleine Teams bewegen sich meist in einem niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat.

Mittlere Paketstufen mit erweiterten CRM-Funktionen, Portalanbindung und Basis-Reporting liegen üblicherweise im oberen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Eurobereich pro Nutzer und Monat, abhängig von Anbieter und Funktionsumfang.

Enterprise-Lösungen für Bauträger mit Projekt- und Einheitenverwaltung, Vertriebspartnersteuerung und individueller Provisionslogik werden häufig nicht mehr nach reinem Pro-Kopf-Modell, sondern nach Projektvolumen, Einheitenzahl oder individuell verhandeltem Gesamtpaket kalkuliert.

Diese Einordnung dient ausschließlich der groben Orientierung zur Plausibilitätsprüfung eines Angebots. Sie ersetzt nicht das konkrete, aktuelle Angebot des jeweiligen Anbieters und sollte nicht als verbindliche Preisangabe missverstanden werden.

Checkliste für die Angebotsanfrage bei FlowFact

Damit ein Angebot vollständig vergleichbar ist, sollten Sie vor dem Erstgespräch eine feste Liste an Fragen vorbereiten. Das verhindert, dass wichtige Kostenpositionen erst nach Vertragsschluss auffallen.

Die folgende Liste eignet sich sowohl für ein Gespräch mit FlowFact direkt als auch für den parallelen Vergleich mit anderen Anbietern aus dem Bereich Makler- und Bauträgersoftware.

Notieren Sie sich zu jedem Punkt die konkrete Antwort schriftlich, idealerweise als Anhang zum Angebot, damit spätere Abweichungen nachvollziehbar bleiben. Ein strukturierter Anforderungskatalog erleichtert zudem die interne Abstimmung, wenn mehrere Personen an der Entscheidung beteiligt sind.

1. 1Wie hoch ist die Grundlizenz pro Nutzer und Monat in der für uns relevanten Paketstufe
2. 2Welche Funktionen sind in dieser Paketstufe bereits enthalten, welche kosten extra
3. 3Wie werden externe Vertriebspartner mit eingeschränktem Zugang abgerechnet
4. 4Welche Mengenkontingente gelten für E-Signatur, Speicherplatz und API-Aufrufe
5. 5Wie hoch ist die einmalige Einrichtungsgebühr und was ist darin enthalten
6. 6Welche Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist gelten
7. 7Gibt es eine Preisgarantie für die erste Vertragslaufzeit oder automatische Anpassungsklauseln
8. 8Wie erfolgt der Datenexport bei Vertragsende und fallen dafür Kosten an

Wie vergleichen Sie FlowFact strukturiert mit Alternativen?

Vergleichen Sie nicht Monatsgebühren, sondern drei Ebenen: Passung des Funktionsumfangs zu Ihren fünf wichtigsten Prozessen, Abrechnungslogik für externe Partnerzugänge und Gesamtkosten über die volle Vertragslaufzeit inklusive Einrichtung. Erst diese drei Ebenen zusammen ergeben ein belastbares Bild.

Für Bauträger und Vertriebsorganisationen mit mehreren Vertriebspartnern ist relevant, ob eine Lösung nativ auf Projekt- und Einheitenverwaltung mit Reservierungslogik ausgelegt ist oder ob solche Funktionen nachträglich als Zusatzmodul in ein klassisches Makler-CRM eingebaut wurden. Das beeinflusst nicht nur die Kosten, sondern auch die praktische Handhabung im Tagesgeschäft.

Ein weiterer struktureller Vergleichspunkt ist die Provisionsabrechnung für mehrstufige Vertriebsstrukturen, etwa bei Innen- und Außendienst oder bei Tippgebern und Vertriebspartnern. Systeme, die diese Logik von Grund auf mitdenken, sparen im laufenden Betrieb häufig mehr Zeit als ein niedrigerer Basispreis auf dem Papier ausgleichen kann.

Erstellen Sie deshalb vor jedem Anbietervergleich eine kurze, unternehmensspezifische Anforderungsliste mit den fünf bis acht wichtigsten Funktionen und bewerten Sie jedes Angebot danach, statt sich allein an der Monatsgebühr zu orientieren.

Rechtliche und vertragliche Aspekte bei der Softwareauswahl

Neben den reinen Kostenfragen sind bei der Auswahl einer Vertriebssoftware auch vertragliche und regulatorische Aspekte relevant, die indirekt Kosten verursachen können, etwa durch Nachbesserungsaufwand oder Haftungsrisiken.

Für den Umgang mit personenbezogenen Kundendaten gilt unabhängig vom gewählten CRM-System die Datenschutz-Grundverordnung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist beim Einsatz eines externen SaaS-Anbieters erforderlich; prüfen Sie, ob der Anbieter einen solchen Vertrag anbietet und wo die Serverstandorte liegen.

Für Makler mit Erlaubnispflicht nach § 34c Abs. 1 GewO sowie für die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 8 GwG kann relevant sein, ob die Software eine strukturierte Ablage von Identifikationsnachweisen und Prüfvermerken unterstützt. Das ersetzt keine Rechtsberatung, ist aber ein praktischer Bewertungspunkt bei der Funktionsauswahl.

Auch die Makler- und Bauträgerverordnung stellt mit ihren Aufzeichnungspflichten nach § 10 MaBV indirekt Anforderungen an die Dokumentation im Vertriebsprozess. Für die konkrete rechtliche Einordnung im Einzelfall ist stets die Primärquelle oder eine rechtliche Beratung maßgeblich, nicht die Software selbst.