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Immobilien CRM Checkliste: 42 Kriterien für die Auswahl

Eine praxisnahe Scorecard für Makler, Bauträger, Projektentwickler und Immobilienvertriebe. Nutze die Checkliste, um Anbieter strukturiert zu vergleichen und Demo- Gespräche mit echten Prozessfragen zu führen.

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Bewertungslogik

So nutzt du die Checkliste als Scorecard

Bewerte jeden Anbieter pro Kriterium mit 0 bis 5 Punkten: 0 bedeutet nicht vorhanden, 3 bedeutet ausreichend, 5 bedeutet nativ und im Prozess überzeugend gelöst. Danach gewichtest du die sechs Hauptbereiche nach Relevanz für dein Geschäftsmodell.

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Bereich	Leitfrage	Gewichtung
Immobilienfit	Bildet das System Objekte, Projekte, Einheiten und Käuferstatus nativ ab?	25 %
Vertriebsprozess	Unterstützt es Lead, Beratung, Finanzierung, Reservierung und Abschluss?	20 %
Team & Provision	Können Rollen, Partner und mehrstufige Provisionen sauber gepflegt werden?	15 %
Reporting	Sind Pipeline, Abschlussquote, Umsatz und Engpässe schnell auswertbar?	15 %
Einführung	Ist der Rollout mit Migration, Schulung und Pilot realistisch planbar?	15 %
Sicherheit	Sind Datenschutz, Rollenrechte, Export und Betrieb ausreichend geklärt?	10 %

42 Kriterien

Die komplette Immobilien-CRM-Checkliste

CRM, Leads und Pipeline

Leads aus mehreren Quellen zentral erfassen
Leadquelle, Kampagne und Erstkontakt nachvollziehbar speichern
Pipeline-Stufen für Immobilienprozesse frei definieren
Aufgaben, Wiedervorlagen und Verantwortliche pro Deal setzen
Kontakte, Suchprofil, Budget und Kaufmotiv im Kundenprofil bündeln
Verlorene Deals mit Grund dokumentieren und auswerten

Immobilien- und Projektlogik

Objekte, Projekte oder Einheiten mit Interessenten verbinden
Verfügbarkeit, Reservierung und Abschlussstatus sichtbar halten
Projektvertrieb für Bauträger und Partnernetzwerke abbilden
Exposé-, Dokumenten- und Beratungsinformationen im Prozess nutzen
Mehrere Projekte parallel steuerbar machen
Objektbezogene Aufgaben und Nachfassschritte automatisch sichtbar machen

Käuferqualifizierung und Finanzierung

Budget, Eigenkapital und Finanzierungsstatus erfassen
Digitale Selbstauskunft und Unterlagen strukturiert einsammeln
Finanzierungsanfragen mit Käufer und Deal verbinden
Bonität oder Finanzierungsfähigkeit als Prozesssignal nutzen
Offene Unterlagen pro Käufer sichtbar halten
Finanzierungsstatus in Reporting und Abschlusswahrscheinlichkeit einbeziehen

Team, Partner und Provision

Rollen, Rechte und Teamstrukturen sauber abbilden
Externe Vertriebspartner oder Tippgeber zuordnen
Mehrstufige Provisionslogik je Deal dokumentieren
Umsatzpotenzial pro Team, Partner oder Projekt auswerten
Provisionsfälle mit Abschlussstatus verbinden
Partner-Onboarding und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar halten

Reporting, Integrationen und Daten

Dashboards für Leads, Pipeline, Abschlussquote und Umsatz bereitstellen
Datenexporte für Controlling und Management ermöglichen
Integrationen zu E-Mail, Kalender, Portalen oder Automatisierung prüfen
API- oder Webhook-Fähigkeit für spätere Prozesse berücksichtigen
Datenqualität durch Pflichtfelder und klare Statusmodelle sichern
Sitemap, Tracking und Conversion-Ziele für Marketingseiten sauber messen

Sicherheit, Einführung und Betrieb

DSGVO, AVV, Hosting-Region und Berechtigungskonzept prüfen
Import bestehender Kontakte, Deals und Objekte realistisch planen
Pilotteam, Erfolgskriterien und Rollout-Plan definieren
Schulung, Support und Verantwortliche vor Start festlegen
Kosten, Vertragslaufzeit und Zusatzmodule transparent vergleichen
Exit-Strategie und Datenexport vor Vertragsabschluss klären

Abschluss- und Käuferprozess

Reservierung, Signatur und Dokumentenstatus im CRM sichtbar machen
Notartermin, Finanzierungszusage und Übergabe als Prozesspunkte erfassen
Automatische Erinnerungen für kritische Abschlussfristen nutzen
Käuferkommunikation im Verlauf dokumentieren
Abschlussrisiken früh mit Aufgaben und Status markieren
Nach dem Abschluss Folgeaufgaben und Provision sauber auslösen

Demo-Fragen

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Eine gute Demo zeigt nicht nur Menüs, sondern echte Abläufe. Lassen Sie Anbieter diese Szenarien live durchspielen.

1Wie sieht ein neuer Lead vom ersten Kontakt bis zur Reservierung aus?
2Wo sehe ich Käuferbudget, Unterlagen, Finanzierung und offene Aufgaben?
3Wie wird ein Bauträgerprojekt mit mehreren Einheiten abgebildet?
4Wie ordne ich externe Vertriebspartner und Provisionsstufen zu?
5Welche Reports bekomme ich ohne manuelle Excel-Nacharbeit?
6Wie exportiere ich Daten, wenn ich später wechseln möchte?

FAQ

Häufige Fragen zur CRM-Auswahl

Wie viele Kriterien sollte eine Immobilien-CRM-Auswahl enthalten?

Für eine ernsthafte Auswahl reichen fünf bis zehn Oberkriterien, aber die konkrete Prüfung sollte 30 bis 50 Detailpunkte umfassen. Diese Checkliste bündelt 42 praxisnahe Kriterien.

Warum reicht ein allgemeines CRM oft nicht aus?

Allgemeine CRMs verwalten Kontakte und Deals. Immobilienvertrieb braucht zusätzlich Objektlogik, Käuferqualifizierung, Finanzierung, Reservierung, Teamrollen und Provisionsprozesse.

Wie bewertet man Anbieter fair?

Nutze echte Beispielprozesse statt Feature-Listen: neuer Lead, Käuferqualifizierung, Finanzierung, Reservierung, Abschluss, Provision und Reporting. Danach pro Bereich 0 bis 5 Punkte vergeben.

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