Propstack Kosten 2026: Preismodell, Pakete und Nebenkosten

Warum veröffentlicht Propstack keine Listenpreise?

Weil sich die Zielgruppe von Einzelmaklern bis zu Vertriebsorganisationen mit dutzenden Nutzern erstreckt und die Lizenzkosten von Nutzerzahl, Modulwahl und Laufzeit abhängen. Statt eines Listenpreises erstellt der Anbieter nach einem Beratungsgespräch ein individuelles Angebot. Das ist im B2B-SaaS-Markt für CRM-Systeme weit verbreitet.

Ein Einzelmakler mit drei Nutzern hat andere Anforderungen als ein Bauträger mit fünfzig Vertriebspartnern und mehreren parallelen Projekten. Anbieter begründen die fehlende Preisliste intern meist damit, dass sich diese Konstellationen nicht sinnvoll in ein einziges Preisschema pressen lassen. Nachvollziehbar ist das, für die Budgetplanung des Interessenten aber unbequem.

Für die eigene Vorbereitung heißt das: Sie sollten sich vor dem ersten Gespräch mit dem Anbieter über Ihre Nutzerzahl, die benötigten Module und Ihr Datenvolumen im Klaren sein. Nur so lässt sich ein Angebot später sinnvoll vergleichen und nachverhandeln.

Dieses Vorgehen ist bei vergleichbaren Anbietern wie onOffice oder FlowFact ähnlich. Ein direkter Preisvergleich zwischen mehreren Anbietern erfordert deshalb immer eine strukturierte Anfrage mit denselben Eckdaten, damit die Angebote überhaupt vergleichbar werden.

Aus welchen Bausteinen setzen sich die Propstack Kosten zusammen?

Aus vier Blöcken: der laufenden Lizenzgebühr pro Nutzer, einmaligen Kosten für Einrichtung und Datenmigration, Schulungsaufwand sowie optionalen Zusatzmodulen. Diese Struktur gilt branchenweit für CRM-Angebote und hilft dabei, ein individuelles Angebot in seine Bestandteile zu zerlegen und Position für Position zu prüfen.

Der größte und wiederkehrende Posten ist die monatliche oder jährliche Lizenzgebühr pro Nutzer. Sie hängt meist von der Anzahl aktiver Zugänge ab, teilweise gestaffelt nach Nutzerrolle, etwa Vollzugriff versus Leserechte für Assistenzkräfte.

Hinzu kommen einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration aus einem bestehenden System und Schulung der Mitarbeitenden. Diese Positionen werden in Erstangeboten häufig unterschätzt, obwohl sie bei einer Umstellung von einem Altsystem einen erheblichen Anteil der Erstinvestition ausmachen können.

Ergänzend fallen bei vielen Anbietern Kosten für Zusatzmodule an, etwa für erweiterte Reporting-Funktionen, Schnittstellen zu Portalen oder Buchhaltungssystemen sowie für E-Signatur-Funktionen. Diese werden oft separat lizenziert und nicht automatisch in der Basisgebühr mitgeliefert.

• Grundlizenz pro Nutzer, meist gestaffelt nach Nutzerzahl oder Paketgröße
• Einmalige Setup- und Onboarding-Gebühr
• Kosten für Datenmigration aus Altsystemen
• Schulungskosten für Team und Vertriebspartner
• Zusatzmodule wie Schnittstellen, E-Signatur oder erweitertes Reporting
• Support-Level, sofern Premium-Support separat berechnet wird

In der Software

Jeder Vorgang steht an seiner Stufe

Board, Tabelle und Zeitstrahl zeigen dieselben Deals — wer wo hängt, sieht man ohne Rückfrage.

Deal-Pipeline

Das Preismodell: Wonach richten sich Propstack Preise?

Nach drei Stellschrauben: Nutzerzahl, Funktionsumfang und Vertragslaufzeit. Mehr Nutzer eröffnen Spielraum für Staffelrabatte, ein größerer Modulumfang hebt die Grundgebühr, und längere Laufzeiten werden in der Regel mit einem Nachlass gegenüber monatlicher Abrechnung honoriert. Diese Logik prägt das Propstack Preismodell ebenso wie vergleichbare Angebote im Maklerumfeld.

Der Funktionsumfang wirkt sich zweifach aus: Zum einen über den gewählten Grundtarif, zum anderen über optionale Module. Ein Bauträger, der Einheitenverwaltung, Reservierungsprozesse und Provisionsabrechnung für Vertriebspartner benötigt, bewegt sich in der Regel in einem höheren Preissegment als ein Einzelmakler, der nur Kontakte und Exposés verwalten will.

Die Vertragslaufzeit ist der dritte Hebel. Viele Anbieter gewähren einen Rabatt bei jährlicher Vorauszahlung gegenüber monatlicher Abrechnung, verlangen im Gegenzug aber eine Mindestlaufzeit von zwölf oder vierundzwanzig Monaten. Das reduziert die Flexibilität, wenn sich Anforderungen ändern oder das Unternehmen wächst beziehungsweise schrumpft.

Da Propstack zur Scout24-Gruppe gehört, ist zusätzlich denkbar, dass Bündelangebote mit ImmoScout24-Leistungen wie Premium-Inseraten oder Lead-Produkten existieren. Ob und wie solche Bundles kalkuliert werden, ist öffentlich nicht dokumentiert und sollte im Beratungsgespräch explizit erfragt werden.

Wie schätzen Sie Ihre Jahreskosten realistisch ab?

Indem Sie Lizenzgebühr mal Nutzerzahl mal zwölf rechnen und alle Einmalkosten des ersten Jahres addieren. Anschließend stellen Sie das zweite Jahr ohne Einmalkosten daneben. Erst diese Zwei-Jahres-Sicht macht Angebote mit unterschiedlicher Verteilung von Setup- und Lizenzkosten vergleichbar.

Annahme: Ein Maklerbüro mit acht Nutzern kalkuliert eine monatliche Lizenzgebühr von 60 Euro pro Nutzer, was 480 Euro pro Monat beziehungsweise 5.760 Euro pro Jahr ergibt. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 1.500 Euro sowie ein Zusatzmodul für E-Signatur mit 100 Euro pro Monat, also 1.200 Euro pro Jahr.

Im ersten Jahr ergeben sich damit Gesamtkosten von 5.760 Euro plus 1.200 Euro plus 1.500 Euro, also 8.460 Euro. Ab dem zweiten Jahr entfällt die Einrichtungsgebühr, sodass die laufenden Kosten auf 6.960 Euro pro Jahr sinken, sofern keine weiteren Module hinzukommen und die Nutzerzahl konstant bleibt.

Dieses Modell lässt sich für jede Unternehmensgröße skalieren. Entscheidend ist, dass Sie bei einem Angebotsvergleich immer die Gesamtkosten über mindestens zwei Jahre gegenüberstellen, da einmalige Kosten im ersten Jahr das Bild sonst verzerren.

Kostenpositionen im Vergleich: Was Sie einplanen sollten

Die folgende Übersicht fasst zusammen, welche Kostenkategorien bei einer CRM-Einführung im Immobilienvertrieb typischerweise auftreten und wie sich diese zwischen einem kleinen Maklerbüro und einem Bauträger mit Vertriebspartnernetzwerk unterscheiden können. Die Werte sind keine Propstack-Preise, sondern eine Einordnungshilfe für die Angebotsprüfung.

Auffällig ist, dass mit steigender Organisationsgröße nicht nur die Lizenzkosten wachsen, sondern auch der Aufwand für Schulung, Rechte- und Rollenverwaltung sowie Schnittstellenintegration überproportional zunimmt. Das liegt daran, dass mehr Nutzergruppen unterschiedliche Berechtigungen benötigen und mehr Drittsysteme angebunden werden müssen.

Für Vertriebsorganisationen mit externen Partnern kommt zusätzlich der Aufwand für die Abbildung von Provisionsstrukturen hinzu, der in einem klassischen Makler-CRM oft nicht vorgesehen ist und gegebenenfalls über Zusatzmodule oder externe Tools gelöst werden muss.

Nutzen Sie die Tabelle als Raster für Ihre eigene Angebotsanfrage: Jede Zeile ist eine Position, zu der Sie eine schriftliche Aussage des Anbieters einholen sollten, statt sie stillschweigend als enthalten zu unterstellen.

Welche versteckten Kosten weisen Angebote oft nicht aus?

Vor allem drei: automatische Vertragsverlängerung bei versäumter Kündigung, jährliche Preisanpassungsklauseln ohne klare Obergrenze und Gebühren für den Datenexport zum Vertragsende. Alle drei stehen selten im Angebotsblatt, sondern in den Vertragsbedingungen, und sollten vor Unterschrift aktiv erfragt werden.

Ein häufiger Punkt ist die Kündigungsfrist in Kombination mit automatischer Vertragsverlängerung. Wird eine Kündigung nicht fristgerecht ausgesprochen, verlängert sich der Vertrag oft um ein weiteres Jahr, was bei unterschätzter Frist zu ungeplanten Folgekosten führt.

Ein zweiter Punkt betrifft Preisanpassungsklauseln. Viele SaaS-Verträge enthalten eine Klausel, nach der der Anbieter die Preise jährlich anpassen darf, häufig gekoppelt an einen Index oder eine feste Prozentgrenze. Diese Klausel sollte im Vertrag klar begrenzt sein.

Drittens ist der Datenexport im Kündigungsfall relevant. Manche Anbieter berechnen für den Export der eigenen Daten in einem strukturierten Format eine zusätzliche Gebühr oder liefern nur eingeschränkte Formate. Klären Sie das vor Vertragsabschluss, nicht erst bei der Kündigung.

1. 1Kündigungsfrist und automatische Verlängerung im Vertrag prüfen
2. 2Preisanpassungsklausel auf Obergrenze und Ankündigungsfrist prüfen
3. 3Bedingungen für Datenexport bei Vertragsende schriftlich klären
4. 4Kosten für zusätzliche Nutzer während der Vertragslaufzeit erfragen
5. 5Regelung für Support-Reaktionszeiten und ob Premium-Support extra kostet

Propstack Abo im Kontext: Wann lohnt sich ein Vergleich?

Ein Propstack Abo ist für Makler und kleinere Vertriebsteams grundsätzlich eine von mehreren Optionen am Markt. Wer ausschließlich Kontaktverwaltung, Exposé-Erstellung und Portal-Anbindung benötigt, findet in klassischen Makler-CRM-Systemen ein passendes Werkzeug.

Anders sieht die Ausgangslage aus, wenn ein Unternehmen im Neubau- oder Kapitalanlagevertrieb aktiv ist und mehrere Projekte mit hunderten Einheiten, Vertriebspartnern und Provisionsstufen gleichzeitig steuern muss. Hier stößt ein allgemeines Makler-CRM häufig an funktionale Grenzen, etwa bei der Abbildung von Reservierungsketten oder mehrstufigen Provisionsmodellen.

In solchen Fällen lohnt sich ein Vergleich der Gesamtkosten inklusive der Kosten für Workarounds, etwa zusätzliche Excel-Tabellen, manuelle Provisionsberechnung oder separate Tools für die Einheitenverwaltung. Diese indirekten Kosten tauchen in keinem Angebot auf, wirken sich aber real auf den Zeitaufwand des Teams aus.

Eine spezialisierte Vertriebssoftware für Bauträger und Vertriebspartner kalkuliert diese Prozesse von Anfang an ein, was den direkten Lizenzpreis nicht zwingend günstiger macht, aber den Bedarf an Zusatzwerkzeugen reduziert.

Checkliste: So prüfen Sie ein Propstack-Angebot strukturiert

Bevor Sie ein Angebot annehmen, lohnt sich eine strukturierte Prüfung anhand einer festen Fragenliste. Das verhindert, dass wichtige Kostenpositionen erst nach Vertragsabschluss sichtbar werden.

Nutzen Sie die folgende Liste als Gesprächsleitfaden für das Beratungsgespräch und lassen Sie sich jede Antwort schriftlich bestätigen, nicht nur mündlich zusagen.

Ergänzend sollten Sie ein zweites Angebot eines Alternativanbieters einholen, selbst wenn Sie bereits zu Propstack tendieren. Erst im Vergleich wird sichtbar, welche Leistungen im jeweiligen Grundpreis enthalten sind und welche separat berechnet werden.

Halten Sie die Antworten in einer einfachen Vergleichstabelle fest, mit einer Zeile je Kostenposition und einer Spalte je Anbieter. Diese Tabelle ist später auch die Grundlage für die interne Entscheidungsvorlage gegenüber der Geschäftsführung.

• Ist die Nutzerzahl im Angebot fix oder gestaffelt, und was kostet ein zusätzlicher Nutzer während der Laufzeit?
• Welche Module sind im Grundpreis enthalten, welche sind Zusatzoptionen?
• Wie hoch sind Einrichtung, Migration und Schulung als Einmalkosten?
• Welche Mindestvertragslaufzeit gilt, und wie lang ist die Kündigungsfrist?
• Gibt es eine Preisanpassungsklausel, und wie ist sie begrenzt?
• Was kostet der Datenexport bei Vertragsende, und in welchem Format erfolgt er?

Kostentreiber im Überblick: Welche Faktoren am stärksten wirken

Aus der allgemeinen Preislogik von SaaS-CRM-Systemen im Immobilienvertrieb lassen sich einige Faktoren identifizieren, die den größten Einfluss auf die Gesamtkosten haben. Diese Einschätzung basiert auf der Struktur vergleichbarer Angebote im Markt, nicht auf veröffentlichten Propstack-Zahlen.

Die Nutzerzahl bleibt der dominante Kostenfaktor, da die meisten Anbieter nutzerbasiert abrechnen. Ein Wachstum des Teams wirkt sich damit direkt und linear auf die Propstack Lizenzkosten aus, während Zusatzmodule oft pauschal pro Unternehmen berechnet werden.

Der zweitwichtigste Faktor ist der Funktionsumfang, insbesondere ob Projektvertrieb, Provisionsabrechnung und Partnerverwaltung Teil des Pakets sind. Diese Funktionen sind in reinen Makler-CRM-Systemen oft nicht oder nur eingeschränkt vorhanden und müssen separat gelöst werden.

Ein dritter Faktor ist die Vertragslaufzeit: Kurzlaufende Verträge sind flexibler, aber pro Monat teurer, während langlaufende Verträge Rabatte bieten, das Risiko bei falscher Anbieterwahl aber erhöhen.

Scout24-Zugehörigkeit: Auswirkung auf Preismodell und Bundles

Propstack gehört zur Scout24-Gruppe, zu der auch ImmoScout24 zählt. Diese Konzernzugehörigkeit kann sich auf das Preismodell auswirken, etwa durch mögliche Bündelangebote mit Portalprodukten oder Lead-Paketen. Öffentlich dokumentierte Details zu solchen Kombinationen liegen jedoch nicht vor.

Für die Kostenplanung bedeutet das, dass Sie im Beratungsgespräch gezielt nachfragen sollten, ob und wie eine Kombination aus CRM-Lizenz und Portalprodukten kalkuliert wird und ob sich daraus ein Vorteil gegenüber getrennten Verträgen ergibt.

Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob eine engere Verzahnung mit einem bestimmten Portal zu einer Abhängigkeit führt, die Ihre Verhandlungsposition bei künftigen Preisanpassungen schwächt. Eine unabhängige Vertriebssoftware ohne Portalbindung kann hier mehr Verhandlungsspielraum bieten.

Wer sich intensiver mit der Frage beschäftigen möchte, wie sich die Übernahme konkret auf Funktionen und Bestandskunden auswirkt, findet dazu vertiefende Einordnungen in separaten Fachartikeln zu Propstack und zur vergleichbaren Situation bei FlowFact.

Alternative Kostenlogik: Projektvertrieb statt reiner Kontaktverwaltung

Für Bauträger und Vertriebspartner, deren Kerngeschäft im Verkauf von Neubaueinheiten und Kapitalanlageimmobilien liegt, unterscheidet sich die relevante Kostenfrage von der eines klassischen Bestandsmaklers. Es geht nicht nur um die Verwaltung von Kontakten, sondern um die durchgängige Abbildung von Projekt, Einheit, Reservierung, Vertriebspartner und Provision in einem System.

Eine Software, die diesen Prozess von Anfang an abbildet, spart im Idealfall die Kosten für separate Excel-Kalkulationen, manuelle Provisionsabrechnung und Medienbrüche zwischen CRM und Buchhaltung. Diese Einsparung lässt sich in Arbeitszeit ausdrücken und der Lizenzgebühr gegenüberstellen.

Annahme: Ein Innendienstmitarbeiter benötigt für die manuelle Provisionsabrechnung von 15 Vertriebspartnern derzeit acht Stunden pro Monat bei einem internen Stundensatz von 35 Euro, das entspricht 280 Euro pro Monat beziehungsweise 3.360 Euro pro Jahr. Reduziert eine Software diesen Aufwand auf zwei Stunden pro Monat, sinken die Kosten auf 70 Euro pro Monat beziehungsweise 840 Euro pro Jahr, eine Einsparung von 2.520 Euro jährlich allein bei dieser einen Tätigkeit.

Solche Rechnungen sollten Sie parallel zur reinen Lizenzgebühr aufstellen, um die tatsächliche Wirtschaftlichkeit eines Systems zu bewerten, statt nur den monatlichen Abo-Preis zu vergleichen.

Vertragsrechtliche Aspekte, die die Kosten indirekt beeinflussen

Software-Verträge unterliegen in Deutschland allgemeinem Vertragsrecht. Für die Wirksamkeit vorformulierter Klauseln zu Laufzeit, Verlängerung und Preisanpassung ist die Inhaltskontrolle nach § 307 Abs. 1 BGB der Maßstab; unangemessen benachteiligende Bestimmungen sind unwirksam. Prüfen Sie deshalb, ob eine Preisanpassungsklausel Anlass, Umfang und Ankündigungsfrist transparent regelt.

Für Unternehmen, die mit Kundendaten arbeiten, ist zusätzlich Art. 28 Abs. 3 DSGVO relevant: Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfordert einen Vertrag mit festgelegtem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung. Prüfen Sie, ob ein solcher Vertrag Bestandteil des Angebots ist und wo die Server des Anbieters stehen.

Diese rechtlichen Aspekte wirken sich nicht direkt auf den Preis aus, können aber indirekt Kosten verursachen, etwa wenn eine fehlende oder unzureichende Auftragsverarbeitungsvereinbarung nachträglich rechtliche Beratung erforderlich macht. Eine saubere vertragliche Grundlage von Beginn an spart hier potenzielle Folgekosten.

Im Zweifel sollten vertragsrechtliche Detailfragen mit einer auf IT- und Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei geklärt werden, dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Entscheidungshilfe: Wann passt ein Propstack Abo, wann nicht?

Ob sich ein Propstack Abo für Ihr Unternehmen lohnt, hängt weniger von einem absoluten Preis als von der Passung zwischen Funktionsumfang und Ihrem tatsächlichen Geschäftsmodell ab. Ein Vergleich sollte deshalb immer mit einer klaren Anforderungsliste beginnen.

Für reine Bestandsvermittlung mit überschaubarer Kontaktzahl und Fokus auf Exposé-Erstellung sowie Portal-Anbindung kann ein Makler-CRM ausreichend sein, sofern die Kosten im Rahmen des Budgets liegen und keine komplexen Provisionsstrukturen abgebildet werden müssen.

Für Bauträger, Kapitalanlagevertriebe und Strukturvertriebe mit mehrstufigen Provisionen, vielen Vertriebspartnern und paralleler Projektsteuerung lohnt sich dagegen ein genauer Blick auf spezialisierte Vertriebssoftware, die diese Prozesse nativ abbildet, statt sie über Zusatztools zu kompensieren.

Die endgültige Entscheidung sollte immer auf Basis von mindestens zwei konkreten Angeboten mit identischen Eckdaten sowie einer eigenen Kalkulation der indirekten Kosten getroffen werden, nicht allein auf Basis des monatlichen Preises.